来福书屋日记 2.12 用 AI 自制小书店的进销存管理系统

“2026 年一定是疯狂的一年。”我和老亨说道。

当人人可以通 AI 快速拆解一本书，获得一本书的信息时，它对我们这种小书店究竟是冲击还是？

但无论如何，开一家小店，或者说做任何生意，本质永远不会变，就是回答两个问题：如何降成本？如何提高收入？

我接下来写的，主要是围绕降成本这一环节。可能对其它开自己小店的人有所帮助，也可能没有（因为我自己本身有一定技术基础在）。

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什么是进销存系统？

无论是开小书店，还是沃尔玛家乐福这样的大超市，抑或是淘宝网店，你都需要一个系统来管理自己的货物。简单来讲，买卖就是：你购进一批货（进），放在你店里（存），你卖出了（销）。这就是买买最核心的三步。

这三步的过程中会产生一些数据，帮助我们核查自己到底赚钱了没有。以前没有计算机时，靠账本，现在则用sass，比较常用的有金蝶、凡客、美团、有赞、春航等等……但你见过谁家开小卖部用 sass 系统？

咱们回到本质上来说，账本就是一个 excel 文件，你完全可以用 excel 来做自己小店的进销存管理，有许多小店都是这么干的。

所以先不聊用什么锤子，先看看咱们要敲的钉子究竟长什么样？也即，一家小书店的进销存到底要管理些什么。

很多教你开书店的书，或者文章，都会跟你讲什么是“实洋”，什么是“码洋”，这些都是行业通用术语，但说实话，我们就关心最本质的，讲人话。

买卖买卖，就是你买多少钱，你卖多少钱，卖比买高，你赚了，买比卖高，你亏了，就是这么简单。所以理所应当的，你最应该关心的就是：1. 你买了什么？2. 你买了多少钱？3. 你打算卖多少钱？4. 你实际卖了多少钱？

其次，一本书可能有多个副本，因此我们还有个重要的数据：库存。

进货了，加库存。销售了，减库存。库存为 0， 缺货了，下架。

因此你就在一个 excel 表格第一行里写上：名称，进价，标价，售价，库存。

这就是最最核心的数据。

下一步，我们关心图书特有的数据。

读过书的人都知道，每本书都有一个条形码，那是 isbn 号，也就是书的身份证号，是唯一标识。两本不同的书可能会有同名，但不会有相同的 isbn，因此我们得靠“身份证号”来确定哪本才是我们要找的书。

在书店买过书，或者去小卖部买过水的人都知道，老板会用一个扫码枪给你“滴”一下，滴的那个条形码，就是书封底的 isbn 号。一家店再小也有上千本书吧，如何快速找到自己系统里的那本书，就靠滴这一下。

所以我们需要在 excel 的第一行里再加上isbn，作为身份凭证。

实际上，一件商品真正的身份凭证是 sku，但因为书的 isbn 已经是唯一标识，所以让 isbn 充当 sku 也不是不可以。不过这其中还有些小问题，比如一本书还有新旧之分，这问题不影响我们理解这个系统的核心部分，我们可以先跳过

紧接着，我们思考下，我进货了，但是我从哪里进的呢？一般来讲，图书的进货渠道有以下几种：出版社、中盘、其它品牌或二手散货。这种就叫做供应商。

这一块可以延伸出非常多复杂的问题，比如，《人类简史》这种书，你有可能 10 本从出版社进的，5 本从别人那里收来二手的，还有几本从中盘那里进货的，来源错综复杂。再比如，你可能店里一共有 20 本《理想国》，但它们分别来自 2022 年进的 5 本，2024 年年进的 10 本，2025 年你又进了 5 本，因此它们的“进”属于不同批次。

你为什么需要记这些书各自都从哪里来的，哪一批的？因为你进货的模式很有可能是赊销，也就是出版社把书放你这，你先不付钱，而是计入账期，账期到了（比如半年），你再把钱打给出版社，要么你就要把没卖出去的书寄回去。因此你要核对何年何月何日，从何方，进了何书。

你可能在网上看了一堆信息，讲这讲那，对于你这么一家小店而言，你头大了。但别着急，回到本质，以上这些才是你运营过程中会遇到的需求：我要知道我进了什么，进了多少，花了多少钱，卖出去多少，还剩多少。最终我的数据要能和店里的实际情况对应得上。时刻牢记你的需求，再说一遍，时刻牢记，什么才是你真正的需求。

为什么这样说？因为今天我们有 AI 了，我们要与 AI 互动，最重要的，就是理清你的需求。很多人不知道该如何使用 AI，是因为他们说不清楚自己到底需要什么。

以上就是你的核心需求。

你可以给 AI 一段提示词，描述清楚这几点：

1. 你的背景：你是一家小书店（多小），你的图书库存低于 5000 本，最多不超过 1 万本。
2. 你需要一个进销存系统来帮助你管理图书。
3. 你的需求是：a. b. c. d.
4. 你是否需要打通支付系统？（也就是你扫了码，顾客付了款，系统自动减去商品库存，并生成订单。如果你不想付费买一套 sass 的话，通常不需要。接入支付会让事情变得更复杂，人工操作下也是可以的，毕竟你一天也卖不出几本书是吧。）
5. 以最简洁的方式来运作，要最小的理解负担。 接下来，你就继续和 AI 对话吧，遇到不懂的，就继续追问。在这里为什么不说一个万用方案呢？因为每个人侧重的需求点可能不同，习惯也不同。有的人可能觉得飞书好用，直接用飞书管理进销存。有的人完全不懂飞书，更习惯传统 excel，那就按 excel 的路径继续深化。有的人 excel 也不会，那就让 AI 直接做好一份 excel 给你，然后给你一份说明书。

曾经没有 AI 的时候，书店都是花钱购买一套进销存系统，便宜的很难用，好用的又很贵。最重要的是，如果你对它有什么想要针对性的改造，不好意思，你告诉开发商，开发商回复你二次开发的报价，需要你多卖一整年书才能赚回来。

现在好了，天神下凡，有啥需求，和 AI 讨论出个计划，随便问，随便改。

以上所说，都只是针对小书店和对书店行业不了解的新人。大型书店会直接花钱买一套成熟的书店专用进销存系统，不会浪费时间在这上面。但对于小店而言，现金很重要，绝对是能省一点是一点，怎么简单怎么来。

接下来，我再分享下自己是怎么做的。我一开始没有分享自己的实践，是因为不一定适用于所有人，我有一定技术基础。但也因如此，我非常了解一切技术都必须为需求服务。所以咱们思路要先扶正，思路是啥？就是省。在省的前提上，再实现一定效率的提升。

首先是收银系统，因为我们店卖咖啡，所以我直接用了美团的收银一体机，附带美团青春版系统。

之前我说过，支付系统是最难搞的，咱们店小，不要想自己去搞定，这笔钱得花，对很多无技术基础的人而言，更是不得不花。

当然，再省一点，你甚至可以在柜台贴自己的微信或者支付宝收款码。但说实话，顾客体验很差。顾客需要：打开相机-输入价格-输入密码-等待支付成功。这一过程，顾客要等，收银的人也要等，有时单多了，你一边要做咖啡，一边又要盯着收银，实在疲劳，顾客也感受不好。说到底，一切要以顾客的体验至上。

但哪怕你用美团系统，也有不少坑。其实很少人知道，如果你去京东买一个不到 2000 元的美团一体机，自带青春版系统，已经完全够你的小店使用了。而现实是，我认识许多只有 30 多平方的小餐饮店老板和我说，他们用的美团系统，一年需要交 4000 元多年费。有的用有赞，交 10000 多元年费。你想想，自己一年要多卖多少本书，多少杯咖啡，才能靠纯利赚回来？当我告诉他们，你只要上网去买个这样的一体机就能解决时，他们崩溃了。这一点要多亏我的搭档老亨，我以前也不知道。总之这省了一大笔钱。

支付系统搞定了，然后是书店进销存系统。美团自带的系统有两种，一种是餐饮系统，给咖啡馆、奶茶店、餐厅使用。另一种是零售系统，适合小卖部、超市等。但你只能二选一，我只好选餐饮，毕竟咱们店还是得靠咖啡活下去。因此这套系统并不适合管理图书这样庞大的 sku。

店小，我不想在前台再放一台电脑，希望只用美团一个机器就能操作所有事，包括图书。

而美团的机器虽然是定制开发，但上面仍然留给了你一个最重要的软件：Chrome 浏览器。有了它，你基本上就能够四通八达了。

有浏览器，意味着我不需要在这台机器里装一个图书进销存软件，反而完全可以在另一台性能更好的服务器上运行，然后使用网页登录的方式，在美团机器上用浏览器打开来操作。

像之前所说，我把这些需求和 AI 交流了几轮，得到几个方案：

1. Notion （免费） 为啥会有这方案，因为我熟悉 notion，就像有的人喜欢用飞书一样，就可以直接推进用飞书。而我熟悉的是wordpress、notion、excel 这些技术（没用过飞书），自然先选择自己熟悉的方式。

用过 Notion 的人都知道，它的数据库非常强大，方便操作。但是，针对我线下收银的操作，就有不少局限性。首先 Notion 在国内使用不稳定，有时甚至需要科学上网，网速也不是那么快，更别说在美团的小机器上跑了。其次，它也不适合扫码枪扫码搜索库存和下单的场景。所以放弃。

1. wordpress + woocommerce （免费） woocommetce是一套国际上用的很广泛的人电商方案，有专业的进销存后台管理。但我也放弃了这个方案。我确实做了一个wordpress + woocommerce的网站让美团机器通过浏览器访问。结果呢？非常慢！并且很难直接通过扫码枪扫码下单。如果要满足我的需求，就要针对性地自己二次开发。那既然要二次开发，我不如直接重新开发一套算了。

2. 自己开发一套最简单的网站 （20美元） 得益于最新版的 Codex，让我自己开发成为可能。全程我一行代码没写，全让 GPT 搞定。我告诉它我之前探索的经历，得到几个结论：要简单；加载要快；要方便扫码；图书的数据结构是怎样……得益于我会部署服务器，因此有一点后端经验，但前端可以说是没怎么做过，以前全靠 wordpress，这次就得全靠 AI 了。

结果非常好，因为很轻量，所以比wordpress快上百倍。一天时间轻松就做完了我所需要的最基本功能，能让我入库新到的图书，出库卖出的图书，并能查询订单流水来对账了。

由此一来，我就能在一台美团小机器上，处理完咖啡和图书的销售，并且互不影响。

一共花费 2000 元，得到了一个有良好的顾客体验，还能使用美团自带的会员系统。这放到以前，起码要投入几万元不止。

当然，还有一些能免费用的系统，比如金蝶、凡客等，有朋友推荐，但我没深入了解。还是那句话，有 AI 了，从自己最熟悉的技术开始入手才是最好的。

2026.2.12